Software für Gründer & Start Ups: welche ist hilfreich?

Der Einsatz von Software im Unternehmen erhöht die Produktivität, wenn die richtige Software ausgewählt wird, die für das jeweilige Unternehmen besonders hilfreich ist. Als Gründer eines Start Up Unternehmens ist es jedoch nicht immer leicht, zu erkennen, welche Software sinnvoll für den eigenen Betrieb ist.

Wird die passende Software eingesetzt, kann dies Zeit und Geld sparen und für eine angenehmere Arbeitsweise sorgen. Doch nicht jedes Unternehmen benötigt die gleiche Software. Was gilt es zu beachten, wenn die optimale Softwareausstattung für Start Ups gesucht wird?

Wann ist der Einsatz von Software notwendig?

Jedes Unternehmen benötigt eine individuelle Zusammenstellung seiner Programme, um bestmöglich ausgestattet zu sein. Ein neues, kleines Unternehmen benötigt nicht die gleichen Programme wie ein etabliertes Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern. Folgende Fragen könnten dabei helfen, herauszufinden, wann die Anschaffung von Software für das Unternehmen sinnvoll ist:

• Erfolgt die Ausstellung von Rechnungen ohne Formfehler?
• Erfolgt die Kundenakquise systematisch?
• Verlaufen Projekte und Absprachen unkompliziert und ohne Missverständnisse?
• Ist die Buchhaltung übersichtlich?

Lautet die Antwort auf eine Frage „Nein“, liegt möglicherweise der Bedarf nach einer Software vor, die diese Komplikation auflöst. Mit dem Einsatz von Software sollen die Bereiche im Unternehmen optimiert werden, in denen es Mängel und Schwierigkeiten gibt. Die richtige Auswahl von Software führt somit zu einer erheblichen Verbesserung in der Organisation des Unternehmens und sollte daher mit Bedacht erfolgen.

Welche allgemeinen Software-Programme sind sinnvoll?

Auch wenn die Auswahl der Software für jedes Unternehmen individuell erfolgen muss, da die Notwendigkeit von Programmen unter anderem von der Art, Größe und Branche des Unternehmens abhängig ist, gibt es einige Basics, die jedes Unternehmen benötigt. Hierzu zählen:

• E-Mail Programm
• Datensicherungssoftware
• Kalendersoftware
• Textverarbeitungssoftware
• Virenschutz
• Tabellenkalkulationssoftware
• Präsentationssoftware

Diese Programme gehören zu den Standards und sollten in jedem Unternehmen vorhanden sein.

Auswahl der Software nach der Unternehmensbranche

Viele Programme werden branchenspezifisch benötigt. Für Unternehmen, die im Vertrieb tätig sind, ist die Kundenakquise besonders relevant. Nur wenn die Kundenakquise systematisch erfolgt, wächst der Kundenstamm des Unternehmens. Kundenakquise und Kundenbindung kann durch Programme unterstützt werden, die somit besonders interessant für Unternehmen im Vertrieb sind. Ein CRM-System stellt solch eine Unternehmenssoftware dar. Durch zentrale Datenhaltung der Kundeninformationen werden Fehler bei der Betreuung der Kunden minimiert und das Arbeiten erheblich übersichtlicher gestaltet.

Unternehmen, die im Marketing tätig sind, benötigen ebenfalls branchenspezifische Software. Sinnvoll sind zum Beispiel E-Mail Marketing Programme, Newsletter Tools, Online Marketing Tools für die eigene Website und Online Marketing Tools für die Social Media Kanäle des Unternehmens. Durch den Einsatz dieser Tools kann eine Menge Zeit gespart werden. Im Büro und in der Verwaltung ist ebenfalls der Einsatz von Software sinnvoll. Rechnungsprogramme optimieren Abläufe zur Erstellung von Angeboten und dem Verfassen von Rechnungen. Auch eine Buchhaltungssoftware ist sinnvoll. Durch die Buchhaltungssoftware erfolgt eine vereinfachte Erfassung von Belegen oder Buchungen.

In der Personalabteilung bietet sich die Ausstattung mit Software ebenfalls an. Es gibt Programme, die das Erstellen der Lohnabrechnungen maßgeblich vereinfachen und somit viel Zeit sparen. Wenn das Unternehmen über mehrere Standorte oder externe Mitarbeiter verfügt, bieten Programme für Videokonferenzen eine gute Möglichkeit für den unmittelbaren Austausch auf Distanz.

Unternehmenssoftware muss individuell ausgewählt werden

Eine systematische Auswahl der Software gehört zu den wesentlichen Herausforderungen. Die falschen Entscheidungen können kostspielig und zeitraubend werden – ohne, dass die gewünschte Verbesserung im jeweiligen Bereich eintritt.

Eine Bedarfsanalyse sollte daher zunächst erfolgen, bevor Software für das Unternehmen gekauft wird. Wenn festgelegt wurde, welche Art von Software benötigt wird, steht die Suche nach dem passenden Anbieter aus. Hierbei sollte vorrangig darauf geachtet werden, dass die Software genau die Funktionen bietet, die für eine Verbesserung im eigenen Unternehmen sorgen.

Testphasen sollten bei Möglichkeit genutzt werden, um zu überprüfen, ob die ausgewählte Software den gewünschten Zweck erfüllt. Software soll Prozesse automatisieren und vereinfachen, wenn sie sinnvoll ausgewählt und eingesetzt wird, profitiert das Unternehmen von den Programmen.

Wichtig ist, dass sich die Programme rentieren. Um dies zu gewährleisten, sollten die Mitarbeiter in die Auswahl der Software einbezogen werden – schließlich arbeiten sie mit den Programmen und können am besten entscheiden, ob eine Software hilfreich ist. Wenn die Auswahl der Software für das Unternehmen systematisch erfolgt, werden Fehlentscheidungen ausgeschlossen und genau die richtige Software für das jeweilige Unternehmen gefunden.

Dies erfordert eventuell ein wenig Aufwand, da der Zweck und die Effizient der Software nach einer Testphase analysiert werden sollten, jedoch lohnt sich der Aufwand und das Unternehmen wird am Ende mit einer hilfreichen Software belohnt, die Arbeit erleichtert und zeitsparend ist. Besonders Start Up Unternehmen sollten Software nach und nach einführen und bei Problembereichen beginnen. Erfolgt die Auswahl der Software nach Priorität, verbessert sich die Organisation des Unternehmens schrittweise. Nicht zwingend sind viele Programme notwendig – auf die richtigen kommt es an.